Gullviks­praktikan, från pappersbok till digital trans­for­mation

Utmaningen

Växtskyddsbranchen utvecklas lika snabbt som allt annat här i världen, och kemikalieinspektionen uppdaterar gränsvärden för olika produkter flera gånger om året. En tryckt Gullvikspraktikan kommer med andra ord att innehålla en del felaktigheter mot slutet av året. Detta var en av anledningarna till att Gullviks beslöt sig för att digitalisera sin pappersbok, det fanns fler anledningar som kan sammanfattas såhär:

• Inaktuellt innehåll – som sagt, information om hur en produkt ska användas kan ändras under ett år.
• Utspridd kunskap – informationen låg utspridd i olika textdokument och kalkylark. Det var svårt att hitta den senaste versionen.
• Dyrt att trycka och skeppa – fysiska kopior skapar merjobb.
• Miljön – papper, färg, frakt bidrar alla till koldioxidutsläpp
• Begränsat utrymme – de fysiska böckerna skulle vara små nog att gå ner i en ficka, vilket gjorde att en del tabeller blev svårlästa.

Lösningen, digitalisering

Med tanke på att 24HR är en digitalbyrå så hade det varit märkligt om inte någon form av digitalisering hade spelat in i vår lösning. Gullviks hade själva kommit fram till att en onlineversion av Gullvikspraktikan hade inneburit flera fördelar, bland annat:

• Realtidsuppdateringar – en online version gör att all information kan vara aktuell hela tiden.
• En källa – vi har lagt mycket krut på ett bra skräddarsytt adminsystem, vilket gör att information som tidigare var utspridd över flera Excel-ark och Word-dokument nu hamnar på ett och samma ställe.
• Minskade kostnader – det kostar att trycka, och skeppa några tusen praktikor om året.
• Bättre produkt – redan vid lansering var den digitala Gullvikspraktikan en bättre produkt, sedan dess har vi skapat ett par nya funktioner som helt enkelt inte varit möjliga i pappersvarianten.

Process

Vi har en grov trestegsprocess vi följer när vi gör förstudier för denna typ av projekt. Syftet är att snabbt ge projektet en tydlig riktning samt att komma fram till om det är väl investerade pengar för kunden att gå vidare med det. Du kan enkelt anamma denna metoden i dina egna förstudier genom att följa de tre delarna:

Kan vi göra detta?

Börja med att identifiera en eller två saker som verkar vara svårast att lösa, och lös dem med en MVP. För vår del så handlade det om huruvida vi kunde presentera information om växtskyddsstrategier och blandningstabeller på ett tydligare sätt än i den fysiska versionen, samt hur administrationsgränssnittet skulle se ut.

Just administrationsgränssnittet är en sak som många slarvar med. Anledningen är att företag oftast, med viss rätt, prioriterar slutanvändaren/kunden över sina interna verktyg. Men om det du bygger är beroende av många täta uppdateringar så är det en bra idé att lägga lika mycket kärlek på hur informationen matas in, som hur den visas upp.

Eftersom informationen i Gullviks fall är väldigt unik så hade det varit en dålig idé att använda något av de befintliga CMS:en till att administrera innehållet i Gullvikspraktikan. Vi skrev ett nytt system för inmatning och redigering av all relevant information. Idag har Gullviks världens bästa system för hantering av växtskyddsinformation. Självklart är det Gullviks som äger denna koden till 100% och lika självklart så finns det inga licenskostnader.

Om ett projekt innehåller en ny teknik, eller en ovanlig kombination av tekniker, så behöver en utvecklare koda ihop en demo. I detta fallet handlade det uteslutande om gränssnitt, så inget behövde kodas. Det räckte med wireframes.

A) Den fysiska versionens blandningstabell B) Wireframe C) Färdig lösning

Vad tillför det?

Bara för att man kan göra något, så betyder inte det att man ska göra det. I detta steget är det viktigt att ifrågasätta syftet med det tänkta projektet. Tillför vi något som inte redan finns? Om det är så att andra gör det vi gör, varför ska vi göra det en gång till? Ibland finns det gott om anledningar till att bygga något som redan existerar. Det kan handla om att samla olika tjänster på en plats, att göra något tillgängligt för fler på ett bättre sätt, att spara kostnader för företaget, och så vidare.

Men om ditt enda svar på frågan “Vad tillför du?” är nått i stil med “Snygg design” så råder jag dig att inte lägga mer pengar på din idé. Ovan kan du läsa om några av de saker vi ansåg att den digitala Gullvikspraktikan tillför, men det finns gott om saker jag inte kan berätta om ännu.

Sortera upp det

Vid det här laget har man skaffat sig en god uppfattning om vad som ska göras, men hemligheten bakom lyckade genomföranden är att göra saker i rätt ordning. Vissa saker säger sig självt, ingen börjar med att bygga taket på ett hus, du måste åtminstone ha ett par stöttor som kan hålla det uppe. Men andra saker kan vara lite svårare att besluta i vilken ordning de ska komma.

Sortera in funktioner i en fyrfältare med axlarna Efterfrågat – Obeprövat, och Trevliga funktioner – Grundläggande teknik.

A) Foundational B) Leading edge C) Utilities D) USP

Nu gäller det att få till en bra mix från alla fälten, men att inte ge sig på saker i C och D förrän den grundläggande tekniken i A eller B är på plats. Märk väl att saker som är Obeprövade mycket väl kan vara de saker som gav projektet ett existensberättigande, det fältet är inte tänkt som ett “dessa kan du hoppa över” på samma sätt som fält A inte är ett “Allt här är obligatoriskt dag ett”. Den som bara bygger A och C riskerar att skapa ett slätstruket verktyg som redan existerar. Men en tumregel är att fas ett ska innehålla mer från fält A än fält D, och ju längre tiden går, desto fler saker från D än A.

Fokus ska gå från att bygga en solid grund med användbara funktioner, till att skapa nya unika funktioner.

Roadmap

Steg ett var skapa ett skräddarsytt administrationsgränssnitt för att mata in växtskyddsstrategier. Det vill säga, de handfasta råd en lantbrukare kan få för att hantera allt från att skydda mot skadeinsekter till gödning av grödor. Dagens information var inte sökbar data, utan text i dokument. Vi beslutade oss för att bryta upp så mycket som möjligt i unika datafält så att vi senare skulle kunna korsreferera grödor, produkter, mål, och så vidare programmatiskt. I första steget ingick även hur detta skulle visas för användare av Gullvikspraktikan.

När det väl var på plats så hade vi byggt strukturen för hur informationen om grödor (havre, jordgubbar, raps etc), mål (olika typer av skadeinsekter, ogräs, tillväxtreglering etc) och produkter skulle matas in och lagras. Vi gick vidare med att addera värdefull information som till exempel vilka produkter som kan blandas eller inte, samt ett kraftfullt sätt att fritextsöka.

Söket är ett tydligt exempel på en funktion som inte kan påbörjas förrän flera grundläggande tekniker var på plats. Till exempel en normaliserad databas, ett administrationsgränssnitt som gjort det möjligt för kunden att mata in all information, plus ett gränssnitt som kunde visa upp det som hittades för användare.

A Sökordet är Höstvete och Gullvikspraktikan visar alla produkter och mål som är relaterade till den grödan B Gullvikspraktikan har hjälpsam sök som föreslår de ord som passar C Det går att blanda grödor och mål i söket för att få en ännu mer precis lista med strategier och produkter