Planera ett digitaliseringsprojekt
Det är faktiskt inte så svårt, det är bara mycket som ska göras. Följ denna strukturen så kommer det bli mycket enklare.
Road map
Självklart är alla Digitaliseringsprojekt unika, och kräver individuella projektplaner. Men som alltid är bra att ha en generell plan som utgångspunkt. De följande stegen kan verka uppenbara när du ser dem uppradade såhär men tro mig, det är förvånansvärt enkelt att missa ett steg vilket leder till massa onödigt extrajobb senare i projektet.
Identifiera vad som ska göras
Det är alltid lättare att få något gjort när det finns ett tydligt mål att sträva mot. Gör en lista på konkreta tjänster som kan leda till mätbara förbättringar på befintliga problem. Tar det lång tid att lägga en order? Försvinner data som skulle in i CRMet på grund av för krångliga interface? Kan information från en avdelning underlätta arbetet i en annan?
Inventera
Vilka system finns idag och vad används de till? Hur går det att exponera informationen i dessa system? Behöver något ersättas? Finns det någon information som inte fångas upp? Vilka beroenden existerar idag? Utse minst en person som får till ansvar att ha en överblick över alla system och hur de relaterar till varandra. För ett normalstort företag behövs det idag minst en “organistationskarta” för system och i vissa fall klickbara visualiseringar av hur de interagerar. Vilka system som finns och hur de fungerar tillsammans är idag precis lika viktigt som vilka anställda du har och hur de jobbar tillsammans. Respektera dem.
Släck bränder
Normalisera datan så att ingen information kan existera i två olika versioner parallellt. Om ett system är beroende av ett annat så är det viktigt att säkerställa att ändringar i det ena systemet ger tydliga varningar om eventuella negativa bi-effekter i det andra.
Bygg API
När man väl har bestämt vad som ska göras (Steg 1) och tagit reda på vilken information som finns tillgänglig (Steg 2) är det dags att bestämma hur APIet som ska serva nya applikationer ska se ut. Eftersom all data har harmoniserats (Steg 3) är det först och främst en fråga om hur man får tag på den information som behövs för att serva applikation X. Nåja... det och en massa kodande.
Bygg applikationer
Först när ert nya interna API är på plats är det dags att bygga det alla ville ha i Steg 1. Allt för många system faller på att de inte ges tillräckligt med kärlek vad gäller användargränssnitt. Tänk på att det kan finnas behov av flera användargränssnitt för att serva till exempel både kunder och administratörer Tyvärr är det oftast administratören som blir lidande vilket leder till att viktig information går förlorad då ingen orkar eller ens kan mata in/uppdatera den.
Underhåll, underhåll, underhåll
Kör löpande möten med avstämningar för att se att allt fungerar som det var tänkt. Oftast leder en liten förbättring på ett ställe till att nya idéer dyker upp, samla in dem på ett ställe så att de inte går förlorade. Behövs det nya system till en avdelning? Se till så att det har ett vettigt API och stäm av med personen som har ansvar för överblicken från Steg 2 och gör en plan för hur det systemet ska passa in i flödet.